Die E-Rechnung kommt 🤪
Wie Sie eventuell bereits aus den Medien wahrgenommen haben, kommt ab 2025 die sogenannte E-Rechnung. Der deutsche Gesetzgeber verpflichtet im Inland ansässige Unternehmer grundsätzlich bereits ab dem 1.1.2025 – allerdings mit Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 − bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen an andere Unternehmer eine E-Rechnung zu erstellen. Wie zu erkennen, handelt es sich demnach zunächst um sogenannte B2B Umsätze, also Rechnungen an andere Unternehmer.
Was ist eine E-Rechnung? 🤷♂️
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Vorteil einer E-Rechnung ist, dass ihre Daten ohne Medienbruch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Die bestehenden Formate der X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung gewährleisten die Vorgaben. Wir würden allerdings davon abraten das ZUGFeRD Format zu wählen, da dieses sehr hohe Speicherkosten verursacht.
Vorteile?
Papierrechnungen verursachen für das Ausdrucken, Kopieren, Kuvertieren, Verschicken, Ablegen und der anschließenden Verbuchung einen beträchtlichen Arbeits- und Materialaufwand. Ein Großteil dieses Aufwands kann durch die Verwendung von E-Rechnungen entfallen.
Der größte Vorteil ergibt sich aber in der eigenen Buchhaltung. Können die Daten aus einer E-Rechnung in das Buchhaltungssystem eingelesen werden, fördert dies eine fehlerlose und schnelle Übertragung aller wichtigen Zahlen und Daten aus der E-Rechnung. Auch für den Rechnungsempfänger ergeben sich Vorteile. Auch hier können die Daten automatisch in das ERP-System eingelesen werden, wodurch sich die Datenqualität verbessert, während sich die Fehleranfälligkeit vermindert. Die Rechnungsbearbeitung kann ortsunabhängig erfolgen, Stichwort Homeoffice.
Übergangsregelungen! 😎
Unternehmer müssen zukünftig für an andere Unternehmer erbrachte Leistungen eine E-Rechnung ausstellen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn die erbrachte Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist. Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Da das Gesetz allgemein von „Unternehmern“ spricht, betrifft diese Verpflichtung insbesondere auch Kleinunternehmer. Dies stellt unter Umständen eine unverhältnismäßige Belastung für Kleinunternehmer dar, daher gilt folgendes:
Für nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 erbrachte Leistungen können bis zum 31.12.2026 weiterhin Papierrechnungen (auch ohne Zustimmung des Leistungsempfängers) gestellt werden. Soll die Rechnung in einem elektronischen Format, aber keine E-Rechnung, erstellt werden, kann dies nur mit Zustimmung des Leistungsempfängers erfolgen. Die Zustimmung kann stillschweigend erteilt werden.
Ab dem Jahr 2027 können Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026, 800.000€ nicht überschritten hat, Papierrechnungen und (mit Zustimmung des Leistungsempfängers) sonstige elektronische Rechnungen stellen.
Achtung, für den Leistungsempfänger besteht bei E-Rechnungspflicht keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug, wenn keine E-Rechnung vorliegt (mangels ordnungsgemäßer Rechnung im Sinne des UStG ). Rechnungsempfänger haben deshalb, insbesondere nach Ende der Übergangsregelung darauf zu achten, dass ihnen E-Rechnungen übermittelt werden.
Was bedeutet das für mich? 🧐
Bezogen auf den Rechnungsausgang besteht bis Ende 2026 kein Handlungsbedarf. Unternehmer können mittels Papierrechnungen oder sonstigen digitalen Rechnungen – bei Zustimmung des Rechnungsempfängers – abrechnen.
Da der Leistungsempfänger allerdings im Übergangszeitraum kein Widerspruchsrecht hat, muss er darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 zu empfangen. Da die Rechnungsstellung aber im B2B-Bereich regelmäßig im ZUGFeRD-Format erfolgen wird, braucht der Rechnungsempfänger insoweit lediglich eine E-Mail-Adresse, an die die E-Rechnung geschickt werden kann, und kein Konvertierungsprogramm.
Nach dem Ende des Übergangszeitraums zum 31.12.2026 müssen Leistungsempfänger darauf achten, dass ihnen bei bestehender Verpflichtung E-Rechnungen übermittelt werden, da ihnen andernfalls kein Vorsteuerabzug zusteht. In Anbetracht der Tatsache, dass für einen Leistungsempfänger ohne Weiteres nicht ersichtlich ist, ob der Leistende weiterhin befugt ist, eine sonstige Rechnung zu stellen, bleibt abzuwarten, ob und welche Nachweispflichten die Finanzverwaltung von den Steuerpflichtigen erwartet.
Hinweis:
Um Rückfragen von Rechnungsempfängern und deren steuerlichen Beratern vorzubeugen, empfiehlt es sich für Unternehmer, die die Übergangsregelung nach dem 31.12.2026 in Anspruch nehmen wollen, die Rechnungsempfänger mit dem Versand des jeweiligen Rechnungsdokuments darauf hinzuweisen, dass der Gesamtumsatz im Jahr 2026, 800.000€ nicht überschritten hat!
Gesetzliche Pflichten im zeitlichen Überblick!
- Heute
Vorrang von Papierrechnungen, andere Formate wie z. B. PDF möglich; Vorbereitung auf E-Rechnungspflicht sinnvoll.
- Ab 01.01.2025
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen; Versand möglich.
- Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000€
- Ab 2028
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen
Abschließendes Fazit Stand 06/24:
Grundsätzlich haben alle Unternehmen nach den gesetzlichen Übergangsregelungen bis Ende 2026 bzw. teilweise Ende 2027 Zeit, ihre Prozesse zum Rechnungseingang und -ausgang auf die E-Rechnung umzustellen. Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung empfehlen wir allerdings sich bereits heute mit der Umstellung zu beschäftigen, nicht zuletzt auch weil damit erhebliche Effizienzgewinne möglich sind. Zumal auch nicht auszuschließen ist, dass größere Kunden oder Lieferanten auf die E-Rechnungsstellung drängen und zumindest der Empfang einer E-Rechnung ab 2025 Voraussetzung ist.
Sollten Sie hierzu weitere Informationen oder Hilfe benötigen stehen wir Ihnen mit dem gesamten Team beratend zur Seite. 😊
